支援先で会議としようとすると、ホワイトボードがないということがよくあります。
あったとしても掲示板になっていて、活用されていないこともあります。
私は、会議の時には必ずホワイトボードを用意してもらいます。
ホワイトボードを活用すると、会議を効率的に進めることができます。
そのポイントをご紹介します。

1.右上に議題を書いておく
会議の始めに、本日の議題を確認します。
そして、右上にメモをしておきます。
こうすることで、何を決めなければいけないのかが明確になり、脱線しても戻ることができます。
時間厳守の場合は、各議題の所要時間もメモしておくと効果的です。

2.プロセスを図示する
業務改善を行なうときなどは、既存のプロセスを図示するところから始めます。
その上で、どこに問題があるのかを記載していきます。
こうすることで、問題点を俯瞰することができます。
言葉だけで議論をするよりも、論点が明確になります。

3.論点を書き出す
問題の原因や解決策が複数あるときは、すべて書き出してしまいます。
その上で、ひとつずつ潰していきます。
こうすることで、議論の抜け漏れがなくなります。

4.決定事項を書き出す
会議で決まったことも、すべて書き出すようにします。
やるべきことは、誰が何をいつまでに行なうかを明示します。
スケジュールも図にして書くと分かりやすいです。
工夫して書けば、写真で撮ったものがそのまま議事録になります。

上手い会議運営にホワイトボードは不可欠です。