IT化のメリットの一つとして、情報の共有化があります。
グループウエアを活用することによって、メンバーが共通のデータにアクセスすることができます。
例えば、プロジェクトメンバーでスケジュールを共有したり、日程調整をしたりすることができます。
また、共有フォルダにデータやファイルを保存しておけば、誰でも確認することができ、
同じ事について違う人が何度も問合せをするといったことがなくなります。

もうひとつの共有として、データの転用があります。
例えば、受注データをもとに、納品書や領収書を作ることができます。
複写式伝票のようなイメージですが、ITの場合は各伝票ごとに内容を修正することもできます。
決済を電子データで行うことも可能です。
また、営業日報に入力された情報をもとに、顧客台帳を更新したり、経費精算をしたりすることもできます。

IT導入にあたってまず考えなければならない事は、目的と対象業務を明らかにする事です。
それからIT化したいことを洗い出し、リスト化します。
システムを検討する際には、このリストを参考に目的を達成できるかを意識するようにします。
IT化のゴールは導入ではなく、活用して経営に活かす事です。