過去に作成した資料はデータで保存しておき、その後のひな形として利用することがよくあります。
また、インターネットで検索すれば、様々なひな形が手に入ります。
ひな形を活用するメリットと留意点についてまとめます。

【メリット】
・作業時間が短くなる
レイアウトを考えたり、作成作業をしたりするのは時間がかかります。
ひな形ができていれば、再度作成する手間が省けます。

・抜け漏れがなくなる
一度項目を作成しておけば、その後はそれを埋めていくことになります。
そうすることで、必要事項を抜け漏れなく記載することができます。

【留意点】
・随時更新する
必要事項や記載内容が変更になった時には、随時ひな形も変更します。
いつまでも古いひな形が残っていると、混乱のもとになります。

・目的に合わせて変更する
特に他者のひな形を流用する際には、自分たちの目的に合っているか確認をする必要があります。
目的に合わない部分は、自分たちに合うように変更しなければなりません。