事務作業の中で、大きな比重を占めているのが、書類作成です。

書類作成の時間を短くすることができれば、事務作業の効率を向上させることができます。

そのためには、本当に必要な情報は何かを考える必要があります。

 

最も時間の短縮になるのは、書類作成そのものを止めることです。

他の資料で代用できるのであれば、代用します。

体裁にこだわる必要がないのであれば、メモをそのまま保存書類としてしまいます。

取引先の資料をそのまま添付資料とすることもできます。

 

どうしても体裁が必要な場合には、フォーマットを事前に用意しておきます。

後は、内容をコピペするだけにしておけば、作業時間は短縮されます。

 

一から資料を作成しなければいけない時には、まず構成を考えます。

必要な情報を整理してから書き始めると、不必要な情報まで盛り込まなくて済むようになります。

まず10分時間を取ることで、その後の作業を効率的に進めることができます。

 

自己保身のための書類ほど、ムダなものはありません。

必要な情報をコンパクトにまとめて、書類作成の時間は削減することが大切です。

 

【本日の質問】

あなたの会社では、書類作成の時間を短かくしていますか？