会議なんて時間の無駄という人がいます。
ダラダラと誰かが話し続けて、聞いても聞かなくても同じというのでは、確かに時間の無駄です。
そうならず、効果的な会議にするためには、目的をはっきりとさせることが大切です。
会議の目的は、大きく2つあります。

1.決定をする
必ず最後に意思決定をします。
決定までのプロセスでは、意見の調整（議論）が必要になります。
会議の始めに、今回の目的を共有し、その目的を達成するように調整することが大切です。
決定事項の中には、責任者や具体的内容、締め切りなどのスケジュールがなければなりません。

2.PDCAサイクルを回す
ただの報告会では意味がありません。
現在の進捗状況を確認した上で、締め切りに間に合わせるにはどうすればよいかを考えます。
締め切りを先延ばしにするといつまで経っても終わりません。
作業分担をし直して、全員で終わらせるといったことも必要になるかもしれません。