先日少し気になったことがあったので、ある会社にメールをしました。
その返答が届きました。

その内容を読んで、「連絡をしてよかった」と思いました。
内容は「指摘内容に対する謝罪」「指摘をしたことへの謝辞」
「今回の指摘に対する見解」「今後の対応」でした。
内容そのものは特別なものではありませんでした。
文体もいたって普通の書き方です。（過度の敬語ではありませんでした。）

どこが良かったのか分析してみたいと思います。

１、今回の指摘内容に対して、その会社の方針といかに違っていたか具体的に示されていました。
ただ「至りませんでした」というのではなく、
どこがどういけなかったのか示されていたので、こちらの意図がしっかりと伝わった気がしました。

２、今後の対応に関して、「従業員一同に伝えました」と完了形になっていました。
「指導します」という未来形ですと「本当にしてくれるのかな」と不安になりますが、
完了形で報告いただくと、きちんと対応していただいたと思います。

クレーム対応の際は、通常の接客以上に相手の立場で考える必要があります。